L’ auto aziendale utilizzata dall’ amministratore può essere concessa in uso esclusivamente personale ( fringe benefit), esclusivamente aziendale o promiscuo.

Nel primo caso contribuisce al reddito imponibile ( calcola le tasse su fringe benefit) e la società potrà dedurre i costi relativi alla parte che non supera il benefit. 

Nel secondo non scatta nessun plusvalore tassabile e la società può dedurre i costi secondo i termini indicati dal DPR 917/1986.

Nel terzo l’azienda deve dedurre totalmente il benefit e il 20% della parte eccedente, come previsto dall’art. 164, co. 1, lett. b) del citato DPR. 917/1986, secondo cui la deduzione di spese e costi per i veicoli aziendali è integrale se il loro utilizzo è pubblico ed indispensabile per svolgere l’attività d’impresa (art. 164).

Se l’amministratore fa uso della propria auto per motivi di lavoro, non deve integrare nel reddito imponibile il rimborso ottenuto per le spese di viaggio, vitto e alloggio relative a prestazioni lavorative effettuate fuori dal comune di residenza.

La società può dedurre il costo di percorrenza legato ad autoveicoli con potenza che non ecceda i 17 cavalli fiscali per i veicoli alimentati a benzina e i 20 cavalli per quelli alimentati a diesel; per mezzi di potenza maggiore potrà essere dedotto solo il costo assimilabile a veicoli con potenza pari al massimo di quella consentita ( leggi di più sulle Flotte aziendali).

Per ottenere il rimborso è necessario che l’amministratore sia stato autorizzato per iscritto dalla società, anche attraverso una lettera d’incarico che attesti l’inerenza delle spese affrontate (se si tratta di una società di persone) o un verbale di assemblea ordinaria (per le società di capitali).

L’amministratore è invece tenuto a presentare una nota spese dettagliata con data, motivo del viaggio, chilometri percorsi e importo della richiesta di rimborso riferiti a ogni viaggio. Dopo essere stato rimborsato, deve fornire una ricevuta con marca da bollo.

Il calcolo dei costi ( consulta le indennità 2013) sostenuti viene effettuato attraverso le tabelle ACI (l’ultima è pubblicata nel S.O. n. 211 alla G.U. 21 dicembre 2012, n. 297): se la vettura utilizzata non è contemplata dalle tabelle, è possibile fare riferimento a quella che, in base alle caratteristiche tecniche, risulta la più somigliante. I rimborsi eccedenti quanto riportato dalle tabelle devono essere assoggettati a ritenuta d’acconto Irpef e contributo previdenziale per la società, al reddito imponibile per l’amministratore.

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